Integritetspolicy

När du använder PhotoPass ID kan vi samla in följande uppgifter:

• Ditt namn och din e-postadress (när du gör en beställning)
• Ditt telefonnummer (valfritt)
• De foton du laddar upp för behandling
• Betalningsuppgifter (behandlas säkert av Stripe; vi sparar aldrig dina kortuppgifter)
• Tekniska uppgifter som IP-adress och webbläsartyp (för säkerhet och statistik)

• För att hantera din beställning och leverera den fototjänst du har beställt
• För att kontakta dig om status för din beställning
• För att uppfylla våra rättsliga skyldigheter
• För att förbättra vår tjänst (endast med anonymiserad statistik)

De foton du laddar upp används bara för att skapa ditt formaterade pass- eller visumfoto. Både originalbilden och den behandlade bilden raderas automatiskt och permanent från våra servrar inom 72 timmar efter att din beställning har behandlats. Nedladdningslänkarna för en betald digital beställning fungerar tills fotot raderas. Vi återanvänder eller säljer aldrig dina foton och delar dem inte med någon utom de bildbehandlingsleverantörer som anges i avsnitt 5, vilka agerar som personuppgiftsbiträden enligt avtal och inte får använda ditt foto för något annat ändamål.

Vår programvara upptäcker var ditt ansikte finns i bilden för att kunna beskära, anpassa och kontrollera den. Vi skapar, sparar eller delar aldrig någon ansiktsmall eller någon annan biometrisk identifierare. Vid varje uppladdning registreras vilken version av det här meddelandet du visades, tidpunkten, butikslandet och en envägshash av din IP-adress (aldrig själva adressen).

Lagringstider:

• Din uppladdade bild, det slutliga fotot, utskriftsarket och förhandsvisningen med vattenstämpel: 72 timmar från att fotot skapas; därefter raderas de permanent
• Nedladdningslänkarna till ditt foto: före betalning, 24 timmar från att fotot skapas; efter betalning, tills fotot raderas (72 timmar efter att det skapades)
• Anonym statistik över beställningsstegen (utan namn, e-postadress eller IP-adress): 90 dagar
• Besöksräkning som mäts på våra egna servrar, utan cookies (sida; land, region och ort enligt din anslutning; webbplatsen eller kampanjen som ledde dig hit; enhetstyp, operativsystem och webbläsarfamilj; om besöket kommer från en webbläsare eller en bot, samt nätverkstyp; en envägshash av din IP-adress, aldrig själva adressen, och ingen hash alls om din webbläsare skickar Global Privacy Control). Om du gör en beställning sparas samma besöksuppgifter tillsammans med beställningen så att vi kan hjälpa dig: 90 dagar
• Loggen över de mejl vi skickar till dig (adress, ämne och tidpunkt): 12 månader
• Beställningens ändringshistorik, för säkerhet och kundservice: 24 månader
• Registreringen av det integritetsmeddelande eller biometriska samtycke som du visades vid uppladdningen (version, tidpunkt, land och en envägshash av din IP-adress): 24 månader
• Den e-postadress du valde att lämna i ett gratisverktyg, verktyget och dokumentet, samtyckestexten du godkände, tidpunkten och en envägshash av din IP-adress: 24 månader, eller tills du avregistrerar dig eller ber oss radera den
• Den e-postadress du valde för en förnyelsepåminnelse, din dokumenttyp och utgångsmånad, samtyckestexten du godkände, tidpunkten och en envägshash av din IP-adress: tills påminnelsen skickas (högst 11 år senare) och därefter 24 månader; en påminnelse som vi inte kunde skicka raderas 24 månader efter sitt datum. Tidigare om du avregistrerar dig eller ber oss radera den
• Din värvningskod, de belöningar du har tjänat (belopp, tidpunkt och beställningsnummer för den värvade personen) och de belöningskoder vi skickat dig: 24 månader, eller tills du ber oss radera dem. Om du avregistrerar dig behåller vi den som en envägshash så att vi inte kontaktar dig igen
• Dina begäranden om tillgång till eller radering av uppgifter och våra svar: 24 månader
• De meddelanden du skickar till vår support, våra svar och eventuella reklamationer av ett underkänt foto (med land, ort och enhetstyp du skrev från): 24 månader
• Beställnings- och fakturaunderlag (belopp, datum och dokumenttyp): 6 år, enligt irländsk skattelagstiftning; därefter tas ditt namn och dina kontaktuppgifter bort

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder:

• Fullgörande av avtal: för att slutföra din beställning
• Berättigat intresse: för att förbättra vår tjänst och förebygga bedrägerier
• Rättslig förpliktelse: för att följa irländsk rätt och EU-rätt
• Samtycke: för cookies för analys och annonsering, endast om du godkänner dem

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi kan dela begränsade uppgifter med Stripe för att behandla betalningen säkert.

För att ta fram ditt foto skickas bilden till följande bildbehandlingsleverantörer, som agerar som personuppgiftsbiträden och enligt avtal är förbjudna att använda den för något annat ändamål:

• OpenAI och Anthropic (USA): automatisk AI-kontroll av att ett giltigt foto kan skapas och av vad personen har på sig
• Cutout.pro (Hongkong SAR): borttagning av bakgrunden och beskärning till de officiella måtten
• remove.bg (Tyskland): borttagning av bakgrunden, som reservlösning

Överföringar till leverantörer utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet grundas på EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Foton som skickas till dessa leverantörer raderas enligt den 72-timmarsfrist som beskrivs i avsnitt 3.

Enligt GDPR har du rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter vi har om dig
• Begära att de rättas eller raderas
• Invända mot behandlingen eller begära att den begränsas
• Få ut dina uppgifter i ett portabelt format
• Återkalla ditt samtycke när som helst, utan att det påverkar den behandling som redan skett
• Lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet: Data Protection Commission i Irland, vår ansvariga tillsynsmyndighet, eller Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) i Sverige

För att utöva dina rättigheter, mejla oss på privacy@photopass.ie. Vi verifierar din identitet genom att jämföra e-postadress och beställningsnummer, och svarar inom 30 dagar.

Om du ber oss radera dina uppgifter tar vi bort ditt namn och dina kontaktuppgifter från våra register. Vi behåller beställningens belopp och datum i 6 år eftersom irländsk skattelagstiftning kräver det.

Vi använder alltid strikt nödvändiga cookies för att webbplatsen ska fungera. Cookies för analys och annonsering används bara om du väljer ”Acceptera alla” i cookiemeddelandet; om du väljer ”Avvisa alla” förblir de avstängda, och du kan ändra eller återkalla ditt val när som helst via ”Cookieinställningar” längst ner på varje sida. Livechatten (Tawk.to) läses också in först efter ”Acceptera alla”.

Om du godkänner kan följande tjänster placera cookies och få information om ditt besök och, om du gör en beställning, att du beställde och beställningens belopp: Google Analytics, Google Ads, Meta (Facebook och Instagram), TikTok och Reddit. När du har godkänt det kan din e-postadress delas med dessa tjänster i krypterad form (envägskodning) så att de kan koppla en beställning till en annons du såg; själva adressen skickas aldrig. Ditt foto delas aldrig med någon annonstjänst.

Var och en av dessa leverantörer är självständigt personuppgiftsansvarig för de uppgifter den tar emot, och deras egna integritetsmeddelanden gäller. Du kan också stänga av cookies i webbläsarens inställningar, men då kan vissa funktioner på webbplatsen sluta fungera som de ska.

Tillämplig lag: EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (dataskyddslagen).

Tillsynsmyndighet: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se. Du kan också klaga hos Data Protection Commission i Irland, vår ansvariga tillsynsmyndighet.

För att utöva dina rättigheter, mejla oss på privacy@photopass.ie. Vi svarar inom en månad.

Alla tjänster som tar emot personuppgifter från oss, vad de använder dem till, var de behandlas och vad en eventuell överföring grundas på:

• Stripe: kort- och plånboksbetalningar samt bedrägerikontroller. Uppgifter: namn, e-postadress, faktureringsuppgifter och betalkort (sparas endast av Stripe). Plats: EU (Irland) och USA. Överföring: dataskyddsramen EU–USA och standardavtalsklausuler
• Google Cloud (Cloud Run): kör våra servrar och tar fram ditt foto. Uppgifter: foto (raderas inom 72 timmar), beställningsuppgifter och hash av IP-adressen. Plats: Storbritannien (London, europe-west2). Överföring: beslut om adekvat skyddsnivå för Storbritannien
• Neon: vår beställningsdatabas. Uppgifter: beställningsuppgifter, kontaktuppgifter och fotot i högst 72 timmar. Plats: ska bekräftas (värdregionen är under juridisk granskning). Överföring: standardavtalsklausuler om den ligger utanför EES
• Netlify: hostar webbplatsen. Uppgifter: IP-adress och webbläsaruppgifter i serverloggarna. Plats: USA och ett globalt leveransnätverk. Överföring: standardavtalsklausuler
• OpenAI: automatisk kontroll av att ett giltigt foto kan skapas. Uppgifter: ditt foto (sparas inte för att träna modeller). Plats: USA. Överföring: standardavtalsklausuler
• Anthropic: automatisk kontroll av att ett giltigt foto kan skapas. Uppgifter: ditt foto (sparas inte för att träna modeller). Plats: USA. Överföring: standardavtalsklausuler
• Cutout.pro: borttagning av bakgrunden och beskärning till den officiella storleken. Uppgifter: ditt foto. Plats: Hongkong SAR. Överföring: standardavtalsklausuler
• remove.bg (Kaleido): borttagning av bakgrunden (som reservlösning). Uppgifter: ditt foto. Plats: Tyskland (EU). Överföring: behövs inte (inom EU)
• Namecheap Private Email: skickar beställnings- och fotomejlen. Uppgifter: e-postadress, namn, beställningsuppgifter och det bifogade fotot. Plats: USA. Överföring: standardavtalsklausuler
• Tawk.to: livechatt (läses bara in om du accepterar alla cookies). Uppgifter: chattmeddelanden, IP-adress och webbläsaruppgifter. Plats: USA och EU. Överföring: standardavtalsklausuler
• Trustpilot: kundomdömen (bara om du väljer att lämna ett). Uppgifter: namn och e-postadress om du betygsätter oss. Plats: Danmark (EU). Överföring: behövs inte (inom EU)
• Google Analytics och Google Ads: webbplatsstatistik och annonsmätning (endast med ”Acceptera alla”). Uppgifter: cookie-identifierare, besökta sidor, beställningens belopp och krypterad e-postadress. Plats: USA. Överföring: dataskyddsramen EU–USA
• Meta (Facebook, Instagram): annonsmätning (endast med ”Acceptera alla”). Uppgifter: cookie-identifierare, besökta sidor och beställningens belopp. Plats: USA. Överföring: dataskyddsramen EU–USA
• Reddit: annonsmätning (endast med ”Acceptera alla”). Uppgifter: cookie-identifierare, besökta sidor och beställningens belopp. Plats: USA. Överföring: standardavtalsklausuler
• TikTok: annonsmätning (endast med ”Acceptera alla”). Uppgifter: cookie-identifierare, besökta sidor och beställningens belopp. Plats: USA, Singapore och Malaysia. Överföring: standardavtalsklausuler

Vid frågor om integritet, kontakta oss:

Ingenie Technologies Ltd, Irland

privacy@photopass.ie