Datenschutzerklärung

Wenn Sie PhotoPass ID nutzen, können wir folgende Daten erheben:

• Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse (bei einer Bestellung)
• Ihre Telefonnummer (optional)
• Die Fotos, die Sie zur Verarbeitung hochladen
• Zahlungsdaten (sicher verarbeitet durch Stripe; wir speichern Ihre Kartendaten nie)
• Technische Daten wie IP-Adresse und Browsertyp (für Sicherheit und Statistik)

• Zur Abwicklung Ihrer Bestellung und Lieferung des bestellten Fotodienstes
• Um Sie über den Status Ihrer Bestellung zu informieren
• Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten
• Zur Verbesserung unseres Dienstes (nur mit anonymisierten Statistiken)

Die Fotos, die Sie hochladen, werden ausschließlich verwendet, um Ihr formatiertes Pass- oder Visafoto zu erstellen. Sowohl das Originalfoto als auch das bearbeitete Bild werden innerhalb von 72 Stunden nach der Verarbeitung Ihrer Bestellung automatisch und endgültig von unseren Servern gelöscht. Die Download-Links einer bezahlten digitalen Bestellung funktionieren, bis das Foto gelöscht wird. Wir verwenden Ihre Fotos nie anderweitig, verkaufen sie nicht und geben sie an niemanden weiter, außer an die in Abschnitt 5 genannten Bildverarbeitungsdienstleister, die als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden sind und Ihr Foto für keinen anderen Zweck verwenden dürfen.

Unsere Software erkennt, wo sich Ihr Gesicht auf dem Foto befindet, damit es zugeschnitten, skaliert und geprüft werden kann. Wir erstellen, speichern und teilen nie eine Gesichtsvorlage oder ein anderes biometrisches Kennzeichen. Bei jedem Upload wird festgehalten, welche Version dieses Hinweises Ihnen angezeigt wurde, der Zeitpunkt, das Land des Shops und ein Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse (nie die Adresse selbst).

Aufbewahrungsfristen:

• Ihr hochgeladenes Foto, das fertige Foto, die Druckvorlage und die Vorschau mit Wasserzeichen: 72 Stunden ab Erstellung des Fotos; danach endgültig gelöscht
• Die Download-Links zu Ihrem Foto: vor der Zahlung 24 Stunden ab Erstellung des Fotos; nach der Zahlung bis zur Löschung des Fotos (72 Stunden ab Erstellung)
• Anonyme Statistiken zu den Schritten der Bestellung (ohne Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse): 90 Tage
• Auf unseren eigenen Servern gemessene Besuchszahlen, ohne Cookies (Seite; Land, Region und Stadt laut Ihrer Verbindung; die Website oder Kampagne, über die Sie gekommen sind; Gerätetyp, Betriebssystem und Browserfamilie; ob der Besuch von einem Browser oder einem Bot stammt, und der Netzwerktyp; ein Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse, nie die Adresse selbst, und kein Hash, wenn Ihr Browser Global Privacy Control sendet). Bei einer Bestellung werden dieselben Besuchsdaten zur Bestellung gespeichert, damit wir Ihnen helfen können: 90 Tage
• Das Protokoll der E-Mails, die wir Ihnen senden (Adresse, Betreff und Zeitpunkt): 12 Monate
• Der Änderungsverlauf der Bestellung, aus Sicherheitsgründen und für den Kundenservice: 24 Monate
• Der Nachweis des Datenschutzhinweises oder der biometrischen Einwilligung, die Ihnen beim Upload angezeigt wurde (Version, Zeitpunkt, Land und ein Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse): 24 Monate
• Die E-Mail-Adresse, die Sie in einem kostenlosen Tool hinterlassen haben, das Tool und das Dokument, der Einwilligungstext, den Sie akzeptiert haben, der Zeitpunkt und ein Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse: 24 Monate oder bis Sie sich abmelden oder uns um Löschung bitten
• Die E-Mail-Adresse, die Sie für eine Verlängerungserinnerung gewählt haben, Ihr Dokumenttyp und der Ablaufmonat, der Einwilligungstext, den Sie akzeptiert haben, der Zeitpunkt und ein Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse: bis die Erinnerung gesendet wird (spätestens nach 11 Jahren) und danach 24 Monate; eine Erinnerung, die wir nicht senden konnten, wird 24 Monate nach ihrem Termin gelöscht. Früher, wenn Sie sich abmelden oder uns um Löschung bitten
• Ihr Empfehlungscode, die Prämien, die Sie erhalten haben (Betrag, Zeitpunkt und Bestellnummer der empfohlenen Person), und die Prämiencodes, die wir Ihnen gesendet haben: 24 Monate oder bis Sie uns um Löschung bitten. Wenn Sie sich abmelden, bewahren wir einen Einweg-Hash auf, damit wir Ihnen nicht erneut schreiben
• Ihre Anfragen auf Auskunft oder Löschung und unsere Antworten: 24 Monate
• Die Nachrichten, die Sie an unseren Kundenservice senden, unsere Antworten und jede Reklamation wegen eines abgelehnten Fotos (mit Land, Stadt und Gerätetyp, von dem aus Sie geschrieben haben): 24 Monate
• Bestell- und Rechnungsunterlagen (Betrag, Datum und Dokumenttyp): 6 Jahre, wie das irische Steuerrecht es verlangt; danach werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten entfernt

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: zur Abwicklung Ihrer Bestellung
• Berechtigtes Interesse: zur Verbesserung unseres Dienstes und zur Betrugsprävention
• Rechtliche Verpflichtung: zur Einhaltung des irischen Rechts und des EU-Rechts
• Einwilligung: für Analyse- und Werbe-Cookies, nur wenn Sie sie akzeptieren

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir können begrenzte Daten mit Stripe teilen, um die Zahlung sicher abzuwickeln.

Zur Vorbereitung Ihres Fotos wird das Bild an folgende Bildverarbeitungsdienstleister übermittelt, die als Auftragsverarbeiter handeln und es vertraglich für keinen anderen Zweck verwenden dürfen:

• OpenAI und Anthropic (Vereinigte Staaten): automatische KI-Prüfung, ob sich ein gültiges Foto erstellen lässt und was die Person trägt
• Cutout.pro (Sonderverwaltungszone Hongkong): Entfernung des Hintergrunds und Zuschnitt auf die amtlichen Maße
• remove.bg (Deutschland): Entfernung des Hintergrunds, als Alternative

Übermittlungen an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Die an diese Dienstleister gesendeten Fotos werden gemäß der in Abschnitt 3 beschriebenen 72-Stunden-Frist gelöscht.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben
• deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen
• der Verarbeitung zu widersprechen oder ihre Einschränkung zu verlangen
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die vorherige Verarbeitung davon berührt wird
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen: bei der irischen Data Protection Commission, unserer federführenden Aufsichtsbehörde, oder bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde in Deutschland oder Österreich

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an privacy@photopass.ie. Wir prüfen Ihre Identität anhand von E-Mail-Adresse und Bestellnummer und antworten Ihnen innerhalb von 30 Tagen.

Wenn Sie uns um Löschung Ihrer Daten bitten, entfernen wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten aus unseren Unterlagen. Betrag und Datum der Bestellung bewahren wir 6 Jahre lang auf, weil das irische Steuerrecht es verlangt.

Unbedingt erforderliche Cookies verwenden wir immer, damit die Website funktioniert. Analyse- und Werbe-Cookies werden nur verwendet, wenn Sie im Cookie-Hinweis „Alle akzeptieren“ wählen; wählen Sie „Alle ablehnen“, bleiben sie deaktiviert, und Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen. Der Live-Chat (Tawk.to) wird ebenfalls erst nach „Alle akzeptieren“ geladen.

Wenn Sie zustimmen, können diese Dienste Cookies setzen und Informationen über Ihren Besuch und, bei einer Bestellung, über die Tatsache und den Betrag dieser Bestellung erhalten: Google Analytics, Google Ads, Meta (Facebook und Instagram), TikTok und Reddit. Nach Ihrer Zustimmung kann Ihre E-Mail-Adresse in verschlüsselter Form (Einweg-Codierung) mit diesen Diensten geteilt werden, damit sie eine Bestellung einer Anzeige zuordnen können, die Sie gesehen haben; die Adresse selbst wird nie gesendet. Ihr Foto wird nie mit einem Werbedienst geteilt.

Jeder dieser Anbieter ist eigenständig verantwortlich für die Daten, die er erhält, und es gelten seine eigenen Datenschutzhinweise. Sie können Cookies auch in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren, allerdings funktionieren dann möglicherweise einige Funktionen der Website nicht richtig.

Anwendbares Recht: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, in Deutschland ergänzt durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in Österreich durch das Datenschutzgesetz (DSG).

Aufsichtsbehörden: in Deutschland der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), www.bfdi.bund.de, oder die Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes; in Österreich die Datenschutzbehörde (DSB), www.dsb.gv.at. Sie können sich auch an die irische Data Protection Commission wenden, unsere federführende Aufsichtsbehörde.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an privacy@photopass.ie. Wir antworten Ihnen innerhalb eines Monats.

Alle Dienste, die personenbezogene Daten von uns erhalten, wofür sie sie verwenden, wo sie verarbeitet werden und worauf sich eine Übermittlung stützt:

• Stripe: Karten- und Wallet-Zahlungen sowie Betrugsprüfungen. Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten und Zahlungskarte (nur bei Stripe gespeichert). Standort: EU (Irland) und Vereinigte Staaten. Übermittlung: EU-US-Datenschutzrahmen und Standardvertragsklauseln
• Google Cloud (Cloud Run): betreibt unsere Server und bereitet Ihr Foto vor. Daten: Foto (nach 72 Stunden gelöscht), Bestelldaten und Hash der IP-Adresse. Standort: Vereinigtes Königreich (London, europe-west2). Übermittlung: Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich
• Neon: unsere Bestelldatenbank. Daten: Bestelldaten, Kontaktdaten und das Foto für höchstens 72 Stunden. Standort: noch zu bestätigen (Hosting-Region in rechtlicher Prüfung). Übermittlung: Standardvertragsklauseln, falls außerhalb des EWR
• Netlify: hostet die Website. Daten: IP-Adresse und Browserdaten in den Serverprotokollen. Standort: Vereinigte Staaten und globales Auslieferungsnetz. Übermittlung: Standardvertragsklauseln
• OpenAI: automatische Prüfung, ob sich ein gültiges Foto erstellen lässt. Daten: Ihr Foto (nicht zum Training von Modellen gespeichert). Standort: Vereinigte Staaten. Übermittlung: Standardvertragsklauseln
• Anthropic: automatische Prüfung, ob sich ein gültiges Foto erstellen lässt. Daten: Ihr Foto (nicht zum Training von Modellen gespeichert). Standort: Vereinigte Staaten. Übermittlung: Standardvertragsklauseln
• Cutout.pro: Entfernung des Hintergrunds und Zuschnitt auf das amtliche Format. Daten: Ihr Foto. Standort: Sonderverwaltungszone Hongkong. Übermittlung: Standardvertragsklauseln
• remove.bg (Kaleido): Entfernung des Hintergrunds (als Alternative). Daten: Ihr Foto. Standort: Deutschland (EU). Übermittlung: nicht erforderlich (innerhalb der EU)
• Namecheap Private Email: versendet die Bestell- und Foto-E-Mails. Daten: E-Mail-Adresse, Name, Bestelldaten und das angehängte Foto. Standort: Vereinigte Staaten. Übermittlung: Standardvertragsklauseln
• Tawk.to: Live-Chat (wird nur geladen, wenn Sie alle Cookies akzeptieren). Daten: Chat-Nachrichten, IP-Adresse und Browserdaten. Standort: Vereinigte Staaten und EU. Übermittlung: Standardvertragsklauseln
• Trustpilot: Kundenbewertungen (nur wenn Sie eine abgeben). Daten: Name und E-Mail-Adresse, wenn Sie uns bewerten. Standort: Dänemark (EU). Übermittlung: nicht erforderlich (innerhalb der EU)
• Google Analytics und Google Ads: Website-Statistik und Anzeigenmessung (nur mit „Alle akzeptieren“). Daten: Cookie-Kennungen, besuchte Seiten, Bestellbetrag und verschlüsselte E-Mail-Adresse. Standort: Vereinigte Staaten. Übermittlung: EU-US-Datenschutzrahmen
• Meta (Facebook, Instagram): Anzeigenmessung (nur mit „Alle akzeptieren“). Daten: Cookie-Kennungen, besuchte Seiten und Bestellbetrag. Standort: Vereinigte Staaten. Übermittlung: EU-US-Datenschutzrahmen
• Reddit: Anzeigenmessung (nur mit „Alle akzeptieren“). Daten: Cookie-Kennungen, besuchte Seiten und Bestellbetrag. Standort: Vereinigte Staaten. Übermittlung: Standardvertragsklauseln
• TikTok: Anzeigenmessung (nur mit „Alle akzeptieren“). Daten: Cookie-Kennungen, besuchte Seiten und Bestellbetrag. Standort: Vereinigte Staaten, Singapur und Malaysia. Übermittlung: Standardvertragsklauseln

Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns:

Ingenie Technologies Ltd, Irland

privacy@photopass.ie