Privacyverklaring

Als je PhotoPass ID gebruikt, kunnen we deze gegevens verzamelen:

• Je naam en e-mailadres (als je bestelt)
• Je telefoonnummer (optioneel)
• De foto's die je uploadt om te laten bewerken
• Betaalgegevens (veilig verwerkt door Stripe; we slaan nooit kaartgegevens op)
• Technische gegevens zoals je IP-adres en browsertype (voor beveiliging en statistieken)

• Om je bestelling te verwerken en de gevraagde fotodienst te leveren
• Om je te informeren over de status van je bestelling
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen
• Om onze dienst te verbeteren (alleen met geanonimiseerde statistieken)

Foto's die je uploadt, gebruiken we alleen om je pasfoto voor paspoort of visum te maken. Zowel de originele upload als de bewerkte foto worden binnen 72 uur na verwerking van je bestelling automatisch en definitief van onze servers verwijderd. Downloadlinks van een betaalde digitale bestelling werken tot de foto is verwijderd. We hergebruiken of verkopen je foto's nooit en delen ze met niemand, behalve met de beeldverwerkers uit punt 5, die als verwerker op basis van een contract werken en je foto nergens anders voor mogen gebruiken.

Onze software bepaalt waar je gezicht op de foto staat, zodat we de foto kunnen bijsnijden, schalen en controleren. We maken, bewaren of delen nooit een gezichtsprofiel of ander biometrisch kenmerk. Bij elke upload leggen we vast welke versie van deze verklaring je hebt gezien, het tijdstip, het land van de webshop en een eenrichtingshash van je IP-adres (nooit het adres zelf).

Bewaartermijnen:

• Je geüploade foto, de definitieve foto, het printvel en het voorbeeld met watermerk: 72 uur nadat de foto is gemaakt, daarna definitief verwijderd
• Downloadlinks voor je foto: vóór betaling 24 uur nadat de foto is gemaakt; na betaling tot de foto is verwijderd (72 uur nadat hij is gemaakt)
• Anonieme statistieken over de stappen van een bestelling (zonder naam, e-mailadres of IP-adres): 90 dagen
• Bezoekersaantallen, gemeten op onze eigen servers, zonder cookie (pagina; land, regio en plaats op basis van je verbinding; de site of campagne waarlangs je kwam; type apparaat, besturingssysteem en browserfamilie; of de bezoeker een browser of een bot is, en het type netwerk; een eenrichtingshash van je IP-adres, nooit het adres zelf, en helemaal geen hash als je browser Global Privacy Control meestuurt). Bestel je, dan bewaren we dezelfde bezoekgegevens bij de bestelling, zodat we je kunnen helpen: 90 dagen
• Overzicht van de e-mails die we je stuurden (adres, onderwerp, tijdstip): 12 maanden
• Wijzigingsgeschiedenis van de bestelling, voor beveiliging en klantenservice: 24 maanden
• Vastlegging van de privacyverklaring of biometrische toestemming die je bij het uploaden zag (versie, tijdstip, land en een eenrichtingshash van je IP-adres): 24 maanden
• Het e-mailadres dat je zelf achterliet bij een gratis tool, de tool en het document, de toestemmingstekst die je accepteerde, het tijdstip en een eenrichtingshash van je IP-adres: 24 maanden, of tot je je afmeldt of ons vraagt het te verwijderen
• Het e-mailadres dat je opgaf voor een verlengingsherinnering, je documenttype en de maand waarin het verloopt, de toestemmingstekst die je accepteerde, het tijdstip en een eenrichtingshash van je IP-adres: tot de herinnering is verstuurd (hooguit 11 jaar vooruit), daarna 24 maanden; een herinnering die we niet konden versturen, wordt 24 maanden na de datum ervan verwijderd. Eerder als je je afmeldt of ons vraagt het te verwijderen
• Je doorverwijscode, de beloningen die je verdiende (bedrag, tijdstip, het bestelnummer van degene die je doorverwees) en de beloningscodes die we je mailden: 24 maanden, of tot je ons vraagt ze te verwijderen. Dat je je hebt afgemeld, bewaren we als eenrichtingshash, zodat we je niet opnieuw mailen
• Je verzoeken om inzage of verwijdering van gegevens en hoe we die hebben afgehandeld: 24 maanden
• Berichten aan onze klantenservice, onze antwoorden en eventuele claims over een afgekeurde foto (met het land, de plaats en het type apparaat waarvandaan je schreef): 24 maanden
• Bestel- en factuurgegevens (bedrag, datum, documenttype): 6 jaar, zoals de Ierse belastingwet voorschrijft; daarna worden je naam en contactgegevens verwijderd

We verwerken je persoonsgegevens op deze grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: om je bestelling te leveren
• Gerechtvaardigd belang: om onze dienst te verbeteren en fraude te voorkomen
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan Iers en Europees recht
• Toestemming: voor analytische en advertentiecookies, alleen als je die accepteert

We verkopen je persoonsgegevens niet. We kunnen beperkte gegevens delen met Stripe, voor het veilig verwerken van je betaling.

Om je foto te maken, sturen we de afbeelding naar deze beeldverwerkers. Zij werken als verwerker en mogen de foto volgens hun contract nergens anders voor gebruiken:

• OpenAI en Anthropic (Verenigde Staten): automatische controle met AI of er een goedgekeurde foto kan worden gemaakt en wat de aanvrager draagt
• Cutout.pro (Hongkong, SAR): achtergrond verwijderen en bijsnijden op de officiële afmetingen
• remove.bg (Duitsland): achtergrond verwijderen, als reserve

Doorgifte aan verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Foto's die naar deze verwerkers gaan, worden verwijderd binnen de termijn van 72 uur uit punt 3.

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• De persoonsgegevens in te zien die we over je hebben
• Correctie of verwijdering te vragen
• Bezwaar te maken tegen de verwerking of beperking ervan te vragen
• Je gegevens in een overdraagbaar formaat te krijgen
• Je toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor eerdere verwerking
• Een klacht in te dienen bij een toezichthouder: de Ierse Data Protection Commission, onze leidende toezichthouder, of de Autoriteit Persoonsgegevens

Wil je je rechten gebruiken, mail dan naar privacy@photopass.ie. We controleren je identiteit aan de hand van je e-mailadres en bestelnummer en reageren binnen 30 dagen.

Vraag je ons je gegevens te verwijderen, dan halen we je naam en contactgegevens uit onze administratie. Het bedrag en de datum van de bestelling bewaren we 6 jaar, omdat de Ierse belastingwet dat voorschrijft.

Strikt noodzakelijke cookies gebruiken we altijd, zodat de website werkt. Analytische en advertentiecookies gebruiken we alleen als je in de cookiemelding kiest voor 'Alles accepteren'. Kies je 'Alles weigeren', dan blijven ze uit. Je kunt je keuze altijd wijzigen of intrekken via 'Cookie-instellingen' onderaan elke pagina. Ook de livechat (Tawk.to) laadt pas na 'Alles accepteren'.

Als je akkoord gaat, kunnen deze diensten cookies plaatsen en informatie over je bezoek ontvangen en, als je bestelt, het feit en het bedrag van die bestelling: Google Analytics, Google Ads, Meta (Facebook en Instagram), TikTok en Reddit. Als je akkoord bent gegaan, kan je e-mailadres in versleutelde vorm (eenrichtingscodering) met deze diensten worden gedeeld, zodat ze een bestelling kunnen koppelen aan een advertentie die je zag; het adres zelf wordt nooit verstuurd. Je foto wordt nooit gedeeld met een advertentiedienst.

Elk van deze aanbieders is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij ontvangt; hun eigen privacyverklaringen zijn daarop van toepassing. Je kunt cookies ook uitzetten in de instellingen van je browser, maar dan werkt de website mogelijk niet helemaal goed.

Toepasselijk recht: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de EU en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

Toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Ierse Data Protection Commission, onze leidende toezichthouder.

Wil je je rechten gebruiken, mail dan naar privacy@photopass.ie. We reageren binnen een maand.

Elke dienst die persoonsgegevens van ons ontvangt, waarvoor, waar ze worden verwerkt en op welke grondslag eventuele doorgifte gebeurt:

• Stripe: betalingen met kaart en wallet, fraudecontrole. Gegevens: naam, e-mailadres, factuurgegevens, betaalkaart (alleen bij Stripe bewaard). Locatie: EU (Ierland) en Verenigde Staten. Doorgifte: EU-VS Data Privacy Framework en modelcontractbepalingen
• Google Cloud (Cloud Run): draait onze servers en maakt je foto. Gegevens: foto (binnen 72 uur verwijderd), bestelgegevens, gehasht IP-adres. Locatie: Verenigd Koninkrijk (Londen, europe-west2). Doorgifte: adequaatheidsbesluit voor het Verenigd Koninkrijk
• Neon: onze bestellingsdatabase. Gegevens: bestelgegevens, contactgegevens, foto tot 72 uur. Locatie: nog te bevestigen (hostingregio wordt juridisch beoordeeld). Doorgifte: modelcontractbepalingen als buiten de EER
• Netlify: host de website. Gegevens: IP-adres en browsergegevens in serverlogs. Locatie: Verenigde Staten en wereldwijd edge-netwerk. Doorgifte: modelcontractbepalingen
• OpenAI: automatische controle of er een goedgekeurde foto kan worden gemaakt. Gegevens: je foto (niet bewaard voor training). Locatie: Verenigde Staten. Doorgifte: modelcontractbepalingen
• Anthropic: automatische controle of er een goedgekeurde foto kan worden gemaakt. Gegevens: je foto (niet bewaard voor training). Locatie: Verenigde Staten. Doorgifte: modelcontractbepalingen
• Cutout.pro: achtergrond verwijderen en bijsnijden op het officiële formaat. Gegevens: je foto. Locatie: Hongkong (SAR). Doorgifte: modelcontractbepalingen
• remove.bg (Kaleido): achtergrond verwijderen (reserve). Gegevens: je foto. Locatie: Duitsland (EU). Doorgifte: niet nodig (binnen de EU)
• Namecheap Private Email: verstuurt e-mails over bestellingen en foto's. Gegevens: e-mailadres, naam, bestelgegevens, foto als bijlage. Locatie: Verenigde Staten. Doorgifte: modelcontractbepalingen
• Tawk.to: livechat (laadt alleen als je alle cookies accepteert). Gegevens: chatberichten, IP-adres, browsergegevens. Locatie: Verenigde Staten en EU. Doorgifte: modelcontractbepalingen
• Trustpilot: klantreviews (alleen als je er zelf een plaatst). Gegevens: naam en e-mailadres als je een review schrijft. Locatie: Denemarken (EU). Doorgifte: niet nodig (binnen de EU)
• Google Analytics en Google Ads: sitestatistieken en advertentiemeting (alleen na 'Alles accepteren'). Gegevens: cookie-ID's, bezochte pagina's, bestelbedrag, gehasht e-mailadres. Locatie: Verenigde Staten. Doorgifte: EU-VS Data Privacy Framework
• Meta (Facebook, Instagram): advertentiemeting (alleen na 'Alles accepteren'). Gegevens: cookie-ID's, bezochte pagina's en bestelbedrag. Locatie: Verenigde Staten. Doorgifte: EU-VS Data Privacy Framework
• Reddit: advertentiemeting (alleen na 'Alles accepteren'). Gegevens: cookie-ID's, bezochte pagina's en bestelbedrag. Locatie: Verenigde Staten. Doorgifte: modelcontractbepalingen
• TikTok: advertentiemeting (alleen na 'Alles accepteren'). Gegevens: cookie-ID's, bezochte pagina's en bestelbedrag. Locatie: Verenigde Staten, Singapore, Maleisië. Doorgifte: modelcontractbepalingen

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen met:

Ingenie Technologies Ltd, Ierland

privacy@photopass.ie